kintoneの費用がユーザー数で膨らむとき｜ライセンスの見直し方

1. kintoneの月額がユーザー数で重くなる理由

kintoneは、使う人ごとにアカウントを用意し、その数に応じて月額がかかる契約です。最初は事務所の数人で始めたのに、受注、在庫、日報、品質記録とアプリが増えるたびに「この人にも入れてもらおう」「工場長にも見てもらおう」とアカウントが足されていきます。気づくと、毎日入力している人より、月に数回しか開かない人のほうが多い、という状態になっていることがよくあります。

料金の単価はプランや契約の時期によって変わるため、この記事では金額には触れません。見直しで見るべきなのは「誰が、何のために、どのくらいの頻度で使っているか」です。ここがはっきりすれば、外してよいアカウントと、外すと業務が止まるアカウントの区別がつきます。まず、アカウントが増えていく典型的な形を確かめてください。

• ・新しいアプリを作るたびに、関係しそうな部署の全員を追加している
• ・退職者や異動した人のアカウントが、そのまま残っている
• ・協力会社や外注先にも、確認のためにアカウントを渡している
• ・社長や役員が「いつでも見られるように」と持っているが、ほとんど開いていない
• ・現場の入力を、職人一人ひとりのアカウントで受けている

2. 最初にやるのはアカウントの棚卸し

見直しは、今のアカウントを一覧にするところから始めます。管理画面からユーザーの一覧を書き出し、Excelに貼って、所属、最終ログインの日付、主に使っているアプリを横に並べます。ここまでは総務の担当者が半日ほどあればできる作業です。一覧ができたら、次の手順で区分けしていきます。

聞き取りでは、聞き方に気をつけてください。「kintoneを使っていますか」と聞くと、ほとんどの人が「使っています」と答えます。外されると困ると感じるからです。そこで「先週、何を入力しましたか」「最後に開いたのはどの画面ですか」と、具体的な行動を聞きます。答えに詰まる人は、実際にはほとんど使っていない可能性が高いと分かります。

3. 見るだけの人のアカウントをどう扱うか

見るだけの人の多くは、一覧や集計を確かめたいだけです。たとえば社長が受注の状況を見たい、工場長が不良の件数を見たい、営業が納期を確かめたい、といった使い方です。こうした人には、kintoneの画面を開いてもらう代わりに、決まった日に集計表を書き出して社内メールや共有フォルダで渡す、朝礼や会議で画面を映して共有する、という方法があります。ただし、見るだけに見えて実は別の役割を持っている人もいるため、外す前に次の点を確かめてください。

• ・見ているのは一覧や集計か、それとも1件ずつの詳しい中身か
• ・毎日見る必要があるか、週や月にまとめて受け取れば足りるか
• ・見たあとにコメントを書いたり、承認のボタンを押したりしていないか
• ・その場で検索して探す使い方（過去の図番や客先を探すなど）をしていないか
• ・見ている内容に、単価や個人情報など社外に出せない情報が含まれていないか

承認をしている人や、その場で検索して探す人は、見るだけの人ではありません。アカウントを外すと承認の流れが止まったり、問い合わせのたびに事務へ「調べて」と頼む手間が増えたりします。こうした人は残したうえで、ほかの区分で調整します。

経営者のアカウントは、遠慮から誰も手をつけないことがよくあります。ここは本人が実際に開いた記録をもとに判断します。月次の数字で判断している社長なら、月初に集計表を受け取る形で足ります。日々の受注や現場の状況を自分で追いたい社長なら残します。どちらに当たるかを、本人に一度聞いてみてください。

4. たまに入力する人は受け方を変える

月に数回しか入力しない人は、アカウントを持っていても操作を覚えきれず、入力のたびに事務へ聞きに来ることがあります。費用の面だけでなく、手間の面でも見直す余地がある区分です。受け方にはいくつかの形があり、件数や入力の中身によって向き不向きがあります。

代わりに入力する形を選ぶときは、受け取る紙やメールの書式を先に決めます。自由に書いてもらうと、事務が中身を読み解いてから入力することになり、かえって時間がかかります。kintoneのアプリの項目と同じ順番、同じ選択肢で書ける用紙にしておくと、入力は写すだけになります。

5. 入力の一部をkintoneの外に分ける考え方

一歩進んだ見直しとして、kintoneを「記録を貯めて、探して、集計する場所」と位置づけ、入力の入口は別にする考え方があります。入力する人全員がkintoneの画面を開く必要はありません。たとえば現場の日報は、スマホの簡単な画面から送ってもらい、まとめてkintoneに取り込む。紙で受けている報告は、写真やスキャンで集めてAIで読み取り、事務が確かめてから登録する。Excelで集めたものは、kintoneのファイル読み込みの機能で一括して取り込む。こうすると、アカウントを持つのは取り込みと確認をする人と、記録を使う人に絞れます。

入口を分けるときに失敗しやすいのは、二重入力が生まれることです。紙で受けてExcelに写し、さらにkintoneに写す、という流れになると、アカウントは減っても手間は増えます。分けるなら、次の点を最初に決めておきます。

• ・入力する項目名と選択肢を、kintoneのアプリ側とそろえる
• ・取り込む頻度（毎日の終業後、毎朝など）と担当者を決める
• ・取り込みで失敗したときに、誰が直すかを決める
• ・入口の仕組みにかかる費用と、減るアカウントの分を並べて比べる
• ・入口の仕組みに載せる情報（客先名・単価・個人名など）の範囲を決める

6. アカウントを減らすときの注意と進める時期

アカウントを外す前に、アプリの設定を確かめてください。アクセス権や通知の送り先、承認の流れの担当者を、部署やグループではなく個人の名前で設定していると、その人を外したときに通知が届かなくなったり、承認が止まったりします。外す予定の人がどこに設定されているかを洗い出し、先に部署やグループでの指定に置き換えておくと安全です。

また、アカウントの「停止」と「削除」は、契約上の数え方や、残る記録の扱いが違うことがあります。外した人が作ったレコードの作成者の表示や、過去の記録の参照がどうなるかも含め、管理画面の説明と契約内容で確かめてから手を動かします。ライセンス数を減らせる時期にも決まりがあることが多いので、契約の更新日から逆算して進めます。

7. 減らしても重いときは、しくみの形を見直す

棚卸しをしてアカウントを整理しても、月額が重いままのことがあります。その場合は、ユーザーの数ではなく、しくみの形そのものが会社の使い方に合っていない可能性があります。毎日使う人は数人なのに、見る人や報告するだけの人が大勢いる会社では、全員にアカウントを持たせる前提の形が、そもそも合っていないことがあります。

しくみを作り直す場合、国の補助金の対象になることがあります。デジタル化・AI導入補助金（通常枠）は事務局に登録されたITツールの導入が対象で、1次締切は2026年9月29日17時で過ぎています。2次以降は未公表のため、事務局の発表を待って準備します。業務に合わせてつくるオーダーメイドのシステムは、中小企業省力化投資補助金（一般型）が対象になり、第8回は2026年9月18日に受付が始まっていて、締切は事務局の発表を確認します。どちらも交付の決定より前に契約・発注したものは対象外になるため、見直しの順番を決める段階で、使えるかどうかを確かめておきます。

8. 明日からできる最初の一歩

• ・契約の更新日と、ライセンス数を減らせる時期の決まりを確かめる
• ・管理画面からユーザー一覧を書き出し、最終ログインの日付を並べる
• ・しばらく開いていない人と退職者・異動者に印をつける
• ・印のついた人の上長に「先週何を入力したか」「何を見ているか」を聞く
• ・アプリのアクセス権・通知・承認で、個人名で指定している所を洗い出す