生成AIを総務・経理で使う例｜議事録・社内文書・問い合わせと任せない判断

1. 総務・経理の仕事のうち、生成AIに向く作業と向かない作業

総務・経理の仕事には、文章を読む・まとめる・書き直す作業と、数字を確定させて責任を持つ作業が混ざっています。生成AIが得意なのは前者で、「たたき台をつくる」「長い文章を短くする」「言い回しを整える」「やり方を教えてもらう」といった作業です。反対に、金額を確定させる、規程の解釈を決める、社員一人ひとりの事情に答えるといった作業は、人が判断して責任を持つ部分として残ります。

使い始める前に、部署の仕事を「下書きまで任せてよいもの」と「人が決めるもの」に分けておくと、社員が迷わずに手を付けられます。次の表は、製造業・建設業の総務・経理でよく出てくる作業を分けた例です。自社の業務一覧に当てはめて、同じような表を一枚つくっておくと、社内での説明にも使えます。

2. 議事録：文字起こしから要約と決定事項を抜き出す

総務が受け持つ会議は、安全衛生委員会、朝礼の連絡事項、経営会議、協力会社や取引先との打ち合わせなど幅広くあります。議事録づくりで時間がかかるのは、録音を聞き直して発言を拾う作業と、長い話から「何が決まったか」「誰がいつまでに何をするか」を取り出す作業です。

生成AIを使う場合は、会議ツールの自動文字起こしや録音アプリの書き出しなどで得た文章を貼り付けて、決まった形にまとめさせます。指示の文は毎回考えるのではなく、部署で一つ決めて共有しておくと、誰がつくっても同じ形の議事録になります。たとえば次のような指示文です。

• ・「次の文字起こしを、社内向けの議事録にしてください。」
• ・「見出しは、日時・出席者・議題・決定事項・宿題（担当者と期限）・次回予定の順にしてください。」
• ・「決定事項と宿題は箇条書きにし、発言者が分からない部分は『発言者不明』と書いてください。」
• ・「結論が出なかった議題は『継続審議』と書き、決定事項に入れないでください。」
• ・「文字起こしに無い内容は付け加えないでください。」

3. 社内通知と規程案の下書きを任せる

毎年くり返す社内通知・案内文

健康診断の案内、年末年始の休業の通知、構内の駐車ルールの注意、年末調整の書類提出のお願いなど、総務・経理が出す通知は毎年似た内容のくり返しです。去年の通知文と今年変わる点を渡して「今年版に書き直して」と頼むと、下書きがすぐに出てきます。現場向けに短い文へ直す、漢字にふりがなを付ける、外国人の社員向けにやさしい日本語にする、といった書き分けも得意です。日付・曜日・対象者・提出先だけは、担当者がカレンダーと照らして確定させます。

規程・手順書の改定案

旅費規程、車両管理規程、文書管理規程、就業規則の付属規程などの改定では、旧版の条文と「何をどう変えたいか」を渡し、改定案と新旧対照表の下書きをつくらせます。条文の言い回しをそろえる、旧版の中で矛盾している箇所を探させる、といった使い方も向いています。

4. 社員からの定型的な質問に回答案をつくる

「交通費の精算はどの用紙で出すのか」「結婚したら何を届け出ればよいか」「作業着の追加はどこに頼むのか」といった質問が、総務・経理には毎日のように届きます。答えは規程や手順書に書いてあっても、探して分かりやすい言葉にするのに手間がかかり、答える人によって言い方もばらつきます。

生成AIには、社内の規程・手順書・これまでのよくある質問の一覧を渡したうえで、「この資料の範囲で答え、資料に無いことは『総務に確認してください』と書いて」と指示します。こうすると、担当者は回答案を確認して送るだけになります。回答案の最後に「根拠にした規程の条文名」を書かせておくと、確認も早くなります。

• ・向く：申請書の場所、提出先、締切、手続きの順番など、規程や手順書に答えが書いてある質問
• ・向く：福利厚生や社内行事の案内など、全員に同じ答えになる質問
• ・向かない：本人の給与額・残業代・有給の残り日数など、個人のデータを見て答える質問
• ・向かない：休職・ハラスメント・家庭の事情など、相談として人が受け止めるべき内容

5. Excel関数と集計のやり方を相談する

経理・総務のExcel作業では、「部署別・月別に集計したい」「別の表から単価を引いてきたい」「日付から締め日ごとに分けたい」といった場面で、関数が分からず手が止まることがよくあります。生成AIに、表の列の並び（A列に日付、B列に取引先名、C列に金額など）とやりたいことを文章で伝えると、使う関数と式の例、その意味を説明してくれます。エラーが出たときに式を貼り付けて原因の見当をつけてもらう、昔の担当者がつくった複雑な式を一つずつ読み解いてもらう、といった使い方もできます。

• ・列の名前と並び、データのおおよその行数を書く
• ・「どのセルに何を出したいか」を一文で書く
• ・実際の取引先名や金額ではなく、ダミーの値を数行つくって渡す
• ・返ってきた式は、手で計算できる数行で答えが合うかを確かめてから全体にコピーする
• ・分からない関数が出てきたら、その場で「この部分は何をしているか」を聞き返す

6. 生成AIに任せてはいけない判断と入力しない情報

総務・経理は、会社のお金と人の情報を預かる部署です。下書きや整理に生成AIを使えても、次の判断は人が行い、誰が決めたかの記録を残す部分として切り分けておきます。

入力する情報にも線を引いておきます。社員の氏名と住所、マイナンバー、給与額、健康診断の結果、取引先との単価や契約条件などは、会社が入力してよいと決めた環境（入力内容が学習に使われない設定のサービスなど）以外には入れない、と決めておきます。名前を消しても、部署名や日付から個人が分かる場合があることも、あわせて伝えておきます。

• ・入れてよい：去年の通知文、公開している会社案内、個人名を含まない規程や手順書
• ・条件付き：会議の文字起こし（会社が認めた環境のみ・人事の会議は除く）
• ・入れない：マイナンバー、給与・口座・健康情報、取引先の単価や契約条件、未公表の決算数字

7. 総務・経理で使い始める順番

部署全体で一度に始めるより、毎月必ず発生して、間違えても影響が小さい作業から順に広げると定着しやすくなります。次は、少人数の総務・経理で進める場合の目安です。

指示文は個人のメモにとどめず、部署の共有フォルダに「議事録用」「通知文用」「回答案用」「Excel相談用」と分けて置いておくと、担当が替わっても同じやり方で続けられます。うまくいかなかった指示文も、なぜだめだったかを一行添えて残しておくと、次の人が同じところでつまずきません。

• ・去年出した社内通知の文面一式
• ・直近の会議の文字起こし（人事の会議以外）
• ・規程・手順書の最新版と、よく来る質問の一覧
• ・入力してよい情報・いけない情報を書いた一枚の紙