デジタル化・AI導入補助金の2次締切に備える｜発表前に今からできる準備

1. 1次締切は終了、2次以降はまだ発表されていません

デジタル化・AI導入補助金（通常枠）の1次締切は、2026年9月29日17時でした。この記事を書いている2026年11月12日の時点で、2次以降の締切は事務局から公表されていません。次の公募で申請したい会社にとって、発表を見てから動き出すと、ツール選びや支援事業者との打ち合わせ、社内の決裁が締切に追いつかないことがあります。発表を待つ今の時期は、申請の中身を固めておく準備期間として使えます。

この記事では、制度の基本をおさらいしたうえで、締切の発表前に社内でできる準備を順番に書きます。業務プロセスの数え方や、通常枠でできること・できないことの細かい話は別の記事で扱っているため、ここでは「発表までに何から手を付けるか」「誰が何を用意するか」に絞ります。まずは、公表されている制度の骨組みを表で確かめます。

2. 発表前に進めておく準備の全体像

準備は大きく5つに分かれます。この順番には意味があり、前の作業が終わっていないと次の作業がぶれます。とくに、困っている業務の洗い出しを飛ばしてツール選びから始めると、営業の説明で良さそうに見えたツールに申請してしまい、導入後に現場で使われないという結果になりがちです。困りごとが先、ツールは後、と覚えておいてください。

3. 困っている業務の洗い出し方

申請では、どの業務の、どんな手間を減らすためにツールを入れるのかを説明します。ここがあいまいなままだと、支援事業者も提案のしようがなく、申請書の業務の説明も薄くなります。逆に、困りごとが具体的に書けていれば、ツールの候補はかなり絞り込めます。

洗い出しは、管理職が机の上で考えるより、実際に作業している人に聞くほうが早く進みます。総務・経理なら月末の締め、工場なら朝の段取りと出荷前、建設なら現場から戻った夕方の事務と、手間が集中する時間帯を思い出してもらうと、具体的な作業の名前が出てきます。聞き取りは1人15分ほどで構いません。次の質問をそのまま使えます。

• ・毎日・毎月、同じ内容を別の紙やExcelに写している作業はどれか
• ・同じことを電話やFAXで何度も確認している相手や書類はあるか
• ・その人が休むと止まってしまう作業はどれか
• ・探し物に時間を取られている書類やデータはどれか
• ・間違いが出て、やり直しや客先へのおわびになったことがある作業はどれか
• ・月末・期末だけ残業が増える原因になっている作業はどれか

出てきた作業は、次のような表にして並べます。最初から完璧にする必要はなく、作業の名前・いまのやり方・困っていることの3つがそろえば十分です。手書きのメモを総務がExcelに打ち直す程度で構いません。

4. 事務局に登録されたITツールの確かめ方

この補助金で対象になるのは、事務局に登録されたITツールだけです。どれほど便利なソフトでも、登録されていなければ補助の対象になりません。社内で「このソフトが良い」と話が進んでいても、登録の有無を確かめないまま申請の準備を進めると、最後にやり直しになります。

登録の状況は、事務局の公式サイトで公開されている情報で確かめるほか、そのツールを扱う支援事業者に直接聞くのが確実です。今の時点で候補を絞っておき、2次以降の公募要領が出た段階で、申請する時点でも登録されているかを改めて確かめます。確かめるときは、ツールの名前だけでなく、次の項目も一緒に見ておきます。

• ・使いたいソフト・クラウドサービスが事務局に登録されているか
• ・見積に入っている項目のうち、どこまでが補助の対象になるか
• ・設定や操作説明などの導入の支援費用が見積に含まれているか
• ・クラウドの利用料が何か月分・何年分で見積もられているか
• ・今使っている会計ソフトや販売管理と、データのやりとりができるか
• ・洗い出し表で印を付けた作業が、そのツールの機能で本当に減るか

5. 支援事業者に相談するときに持っていくもの

申請は、事務局に登録された支援事業者と一緒に行います。会社だけで申請書を作って出す形ではないため、発表があってから支援事業者を探し始めると、打ち合わせの日程が取れずに締切が迫ることがあります。公募が出る前の今のうちに相談先の目星をつけ、一度は話を聞いておくと、発表後の動きが速くなります。

相談の場では、ツールの説明を聞くより先に、自社の困りごとを伝えます。説明を先に聞くと、話がそのツールの得意な機能に寄っていき、自社で本当に減らしたい作業が置き去りになりがちです。持っていくものを決めておくと、1回の打ち合わせで提案と見積の話まで進められます。

• ・前の節で作った洗い出し表（印を付けた作業がわかるもの）
• ・業務の流れを書いた1枚の紙（手書きで構いません）
• ・実際に使っている注文書・日報・請求書などの見本（取引先名や金額は隠す）
• ・今使っているソフトの名前、パソコンやスマホの台数、使う人の人数
• ・導入した後に誰が使い、誰が設定や問い合わせの窓口になるか

支援事業者からは、提案の中身と見積のほかに、導入後の効果の報告をどう手伝ってもらえるかも聞いておきます。この補助金は導入後に効果の報告が求められるため、申請して終わりではありません。報告の時期に担当者が替わっていても困らないよう、誰が何をするかを打ち合わせの記録に残しておきます。

6. 発表から申請までを短くする社内の段取り

2次以降の締切が発表されてから申請までの間に、社内で決めることは意外に多くあります。決裁する社長が出張がちだったり、総務が月末の締めで手が離せなかったり、工場長が繁忙期で打ち合わせに出られなかったりすると、それだけで日程が詰まります。発表前に段取りを決めておけば、公募要領を読んだ後は中身の確認に時間を使えます。目安は次のとおりです。

効果の報告に向けて、導入前の作業時間を記録しておくのも、この時期にできる準備です。受注の入力に1件あたりどれくらいかかっているか、月末の集計に何人がどれだけの時間を使っているかを、数日分メモしておけば、導入後に比べる材料になります。記録は担当者の手帳やExcelの簡単な表で十分です。導入した後では、導入前の状態を思い出して書くしかなくなるため、待っている今のうちに残しておきます。

7. この補助金に合わないときに比べるほかの制度

洗い出しを進めると、登録されたツールでは自社の業務に合わず、作り込みが必要だと分かることもあります。業務に合わせてつくる設備・システム（オーダーメイドのもの）と、その導入にかかる費用は、中小企業省力化投資補助金（一般型）の対象です。補助率は中小企業は1/2（最低賃金引き上げの特例で2/3）、小規模事業者は2/3です。労働生産性と賃金を上げる事業計画をつくることが要件で、計画で約束した目標は導入後に報告が求められます。第8回は2026年9月18日に受付が始まり、締切は事務局の発表を確認します。補助の上限は従業員数で決まります。

東海4県の自治体の制度は、2026年度の募集の多くが締切を過ぎています。愛知県の中小企業デジタル化・DX促進補助金は、あいち産業DX推進コンソーシアムへの加入が要件です。名古屋市の中小企業デジタル活用支援補助金は、名古屋市新事業支援センターか名古屋商工会議所での事前相談が要件です。どちらも、次の年度の募集を待つ間に加入や相談を済ませておけます。岐阜市の中小企業等DX推進補助金（スマート経営実践事業）は、ソフトピアジャパンのスマート経営実践補助金の交付を受けた事業者への上乗せで、申請期限は2027年2月26日です。静岡市の中小企業DX人材等育成支援事業補助金は、社員のDX・デジタル人材育成に上限10万円・補助率2/3で、締切は公式ページで確かめます。