図面の拾い出しを時短するには｜紙・PDF・CAD別の数量拾いの手順とツール

1. 図面の拾い出しで時間がかかっているのはどこか

見積や積算の担当者に一日の作業を聞くと、拾い出しの時間の多くは、スケールを当てて「測る」ことそのものよりも、その前後にかかっています。図面を探して机に並べる、縮尺を確かめる、どこまで拾ったかを色鉛筆で塗る、拾った数字を集計表に写す、別の人が見直す。こうした細かな作業が積み重なって、一件の見積に何日もかかってしまいます。

時短を考えるときは、いきなり道具を探すのではなく、まず作業を段階に分けて、自社ではどこに時間を取られているかを確かめるところから始めます。下の表は、拾い出しの作業を段階ごとに分け、手間の元になりやすいところを整理したものです。

また、届く図面の形によって、手間のかかり方も変わります。紙で届くのか、PDFで届くのか、CADデータまでもらえるのか。次の表で、図面の形ごとの拾い方と、時短をねらう所を並べておきます。

2. 紙の図面での拾い方と、道具を替えずにできる時短

紙の図面では、スケールを当てて長さを測り、電卓で掛け算をして、拾い表に書き込むのが基本の流れです。紙のよさは、図面全体を広げて見渡せることと、書き込みが自由なことです。一方で、縮小コピーした図面では縮尺が合わなくなり、測った長さをいちいち換算しなければなりません。複数の図面を見比べるのにも、机の広さが要ります。

紙のまま時短するには、新しい道具よりも「拾い方の決まり」を社内でそろえるほうが効きます。担当者ごとにやり方が違うと、引き継ぎや見直しのたびに、まず相手のやり方を読み解く時間がかかるからです。

• ・拾う順番を工種ごとに決める（例：躯体、仕上げ、建具、設備の順に、図面の左上から時計回り）
• ・色鉛筆の色を項目ごとに固定する（床は青、壁は赤など）。誰が見ても、どこまで拾ったかが分かる
• ・拾い表の様式を社内で一つにし、部屋名・通り芯・寸法・数量の列をそろえる
• ・同じ形の部屋や繰り返しの部材は、一つだけ拾って「×個数」で書く
• ・縮小コピーした図面には、実際の縮尺を余白に大きく書いておく

紙の拾い出しで見落とされがちなのが、手書きの拾い表からExcelの集計表へ打ち直す作業です。拾い表をはじめからExcelの様式にしておき、測ったその場で打ち込む形にするだけでも、写す回数が一回減ります。打ち直しが減れば、転記のミスを探す見直しも減ります。

3. PDF図面での拾い方｜画面の上で測る・数える

元請や設計事務所から届く図面は、PDFが多くなっています。PDFの図面は、計測の機能を持つPDFソフトや拾い出し用のソフトを使うと、画面の上で線をなぞって長さを、範囲を囲んで面積を、記号をクリックして個数を数えられます。紙を印刷して広げる手間もなくなります。

PDFでの拾い出しのよさは、拾った所が画面に色で残り、拾った数字がそのまま一覧になることです。紙のように拾い表へ書き写す作業がなくなるので、転記のミスが起きにくくなります。改訂図面が届いたときに、前の版と重ねて違う所だけを表示できる道具もあり、全体を拾い直す手間を減らせます。

気をつけたいのは、同じPDFでも中身が「画像」か「線のデータ」かで扱いが変わる点です。CADから直接書き出したPDFは線の情報を持っていて、線に吸い付くように測れます。紙をスキャンしたPDFは写真と同じなので、なぞる位置は人の目で合わせます。届いたPDFを大きく拡大して、線がくっきりしたままならCADから出したもの、ぼやけてくるならスキャンしたもの、とおおよそ見分けられます。

4. CADデータがあるときの拾い方と、任せてよい範囲

設計側からCADデータ（DXF・DWG・JWWなど）をもらえる場合は、拾い出しの手間をもう一段減らせます。CADの図面は、線や記号が「データ」として入っているので、同じ記号の数を数える、ある色や種類の線の長さを合計する、囲まれた範囲の面積を出す、といった作業をソフトに任せられます。

• ・照明器具・コンセント・スイッチなど、記号の数をまとめて数える
• ・配管・配線・巾木・見切り材など、線の長さを種類ごとに合計する
• ・部屋の面積を、壁で囲まれた範囲から出す
• ・改訂の前後のデータを重ねて、変わった所を見つける

ただし、CADデータがあれば全部を自動で拾える、というわけではありません。設計者によって線の色やレイヤー（図面の層）の分け方がばらばらで、一本の壁が何本もの短い線で描かれていることもよくあります。記号が部品としてではなく、ただの線の集まりで描かれていると、数を数える機能が使えません。設備図と意匠図で同じ物が二重に描かれていて、そのまま集計すると数が倍になることもあります。

CADデータをもらえるかどうかは、相手先に聞いてみないと分かりません。見積の依頼を受けるときに「CADデータがあれば一緒にいただけますか」と一言添える習慣をつけるだけでも、拾い出しの手間が変わる案件が出てきます。もらえた案件ともらえなかった案件を記録しておくと、どの元請・設計事務所なら頼めるかが見えてきます。

5. 数量拾いに使えるツールの種類と、選ぶときに見ること

拾い出しの道具は、大きく分けて次の種類があります。ここでは特定の製品を比べるのではなく、どの種類が自社に届く図面と、今の作業の流れに合うかという見方で整理します。

道具を選ぶときは、機能の多さよりも、自社の作業の前後とつながるかを見ます。拾い出しが速くなっても、書き出した数字を見積の様式へ手で打ち直しているなら、時短は途中で止まります。

• ・自社に届く図面は、紙・PDF・CADデータのどれが多いか
• ・拾った数字を、今の集計表や見積の様式にそのまま入れられるか（書き出しの形式）
• ・縮尺合わせや項目の色分けを、担当者が迷わずにできるか
• ・何人で使うか。担当者が一人なら、その人が慣れた道具の延長で考える
• ・拾い出しの後、内訳書や見積書をどこで作っているか

6. 拾い漏れ・拾い過ぎを防ぐ確認手順

拾い出しを速くすると、心配になるのが拾い漏れです。速さと正確さを両立させるには、全部を最初から拾い直すのではなく、見る所を決めた確認の手順を持つことです。手順が決まっていれば、ベテランでなくても同じ順番で見直せます。

とくに漏れやすいのは、図面に線として描かれないものと、別の書類にだけ書かれているものです。次のような項目は、確認表に一行ずつ載せておくと見落としにくくなります。

• ・図面に描かれない仮設・養生・運搬・撤去・処分
• ・特記仕様書や見積要項にだけ書かれた項目
• ・「同上」「同仕様」とだけ書かれた別の階・別の部屋
• ・開口部を差し引くか差し引かないかの社内の決まり
• ・改訂図面で追加・変更された箇所
• ・ロスや割増を見込むかどうか、見込む場合の決まり

確認は、拾った本人ではない人が見るのが理想ですが、人手が足りない会社では、本人が日を改めて上の手順で見直すだけでも違います。拾い表の端に「確認した日」と「確認した人」を書く欄をつくっておくと、後で数量の違いが分かったときに、どの段階で漏れたかをたどれます。漏れた原因を確認表に書き足していけば、確認表そのものが社内の知恵として育っていきます。

7. 自社で拾い出しの時短を始める順番

拾い出しの時短は、一度に全部を変えようとすると、繁忙期の見積と重なって止まってしまいます。今の仕事を回しながら、小さく試して広げる順番で進めます。下の流れは、見積の担当者が数人の会社を想定した進め方の一例です。

最初に時間を書き出してもらうのは、担当者を評価するためではなく、どこから手を付けるかを決めるためです。その目的を先に伝えておくと、ありのままの数字が集まります。書き出した結果、写す作業が重いと分かれば様式と書き出しの見直しから、測る作業が重いと分かればPDFやCADでの拾い方から、というように、自社に合った入口が決まります。