生成AI研修の効果測定はどうする？削減時間の測り方と経営者への報告

1. 生成AI研修の効果測定は研修の前から始まる

研修が終わってから「どれくらい役に立ったのか」と社長に聞かれても、比べる元の記録がなければ答えられません。よくあるのは、研修後に慌てて数字を集めようとして、研修前にその作業に何分かかっていたのか誰も分からない、という状態です。生成AI研修の効果を説明するには、研修の前に「どの業務を、誰が、どうやって測るか」を決めておく必要があります。

測る対象は、研修で扱う題材と同じ業務にします。研修で日報のまとめ方や客先へのメールの下書きを練習したのに、測るのが見積書の作成時間では、研修の効果が出たのかどうか判断できません。研修の内容と測る業務をそろえることが、効果測定の出発点です。対象業務を選ぶときは、次の条件に当てはまるものを優先します。

• ・研修の中で実際に練習する業務であること
• ・週に何度か決まって発生する業務であること（月に一度しかない業務は、前後で比べる件数が足りません）
• ・1件あたりの手順がおおむね決まっていること（日報のまとめ、作業手順書の清書、問い合わせへの返信、議事録の作成など）
• ・担当者が研修の受講者であること
• ・件数をもとからある台帳・受注一覧・送信記録などで数えられること

2. 研修の前後で作業時間を測る方法

作業時間は、1件ごとに「始めた時刻」と「終わった時刻」を書いておく方法が一番確実です。専用の道具は要りません。スマホの時計を見て、紙かExcelの記録シートに書けば足ります。記録は分単位で十分です。秒まで測ろうとすると、記録そのものが負担になります。

研修前の記録は、研修の2〜4週間前から取り始めます。期間が短すぎると、たまたま簡単な案件が続いた週だけを測ってしまいます。記録シートには、あとで集計しやすいように次の項目を入れておきます。

前と後で条件をそろえる

研修の前後で比べるときは、同じ人が、同じ種類の業務を、同じくらいの量だけ処理した記録どうしで比べます。条件がばらばらなまま平均を出すと、生成AIのおかげで減ったのか、たまたま楽な案件だったのかが区別できません。

• ・同じ担当者の記録どうしで比べる
• ・書類の種類と難しさをそろえる（短いお礼のメールと長い報告書を混ぜない）
• ・繁忙期と閑散期を混ぜない。決算前や年度末の工事集中期は分けて見る
• ・研修直後の慣れるまでの期間は、別に分けて見る

削減時間の出し方

削減時間は、「研修前の1件あたりの時間」から「研修後の1件あたりの時間」を引き、それに月の件数をかけて出します。1件あたりの時間は、記録した合計時間を件数で割った平均を使います。極端に長い記録や短い記録は、メモ欄を見て理由がはっきりしているものだけ外します。理由の分からない記録まで外すと、都合の良い数字だけを残したと受け取られます。

金額に直す場合は、削減時間に社内で使っている人件費の単価をかけます。単価は総務・経理で決まっているものを使い、報告書には「どの単価を使ったか」を書き添えます。単価の根拠が書いてあれば、経営者は他の投資と同じ物差しで比べられます。

3. 使った回数と業務の件数を記録する

作業時間だけでは、研修の効果は見えきりません。生成AIを使い続けているのが一部の人だけなら、会社全体では時間が減りません。逆に、時間が思ったほど減っていなくても、使う人が少しずつ増えているなら、次の手を打つ価値があります。そこで、作業時間と並べて「使った回数」と「業務の件数」を記録します。記録するのは次の4つです。

• ・使った回数：誰が、どの業務で生成AIを使ったか。1日の終わりに正の字で数える程度で足ります
• ・業務の件数：その期間に処理した日報・見積・メール・手順書などの件数。受注一覧や工事台帳など、もとからある記録で数えられるものはそれを使います
• ・使った結果：「そのまま使えた」「直して使った」「使えなかった」の3つから選びます
• ・使わなかった理由：「使い方を忘れた」「社外に出せない情報だった」「手で書いたほうが早かった」など、ひと言で書きます

使った回数を人ごとに並べると、研修のあとに誰が使い続けていて、誰が使わなくなったかが分かります。使わなくなった人の「使わなかった理由」を見ると、手順を忘れたのか、社内ルールで迷ったのか、そもそもその業務に向いていなかったのかが分かれます。理由によって、追加の説明会を開くのか、社内ルールを見直すのか、対象業務を変えるのかが決まります。

記録の置き場所は、部署で共有しているExcelのシート1枚で足ります。1回使うごとに1行、日付・名前・業務名・結果を書くだけにしておけば、慣れた人なら手間はほとんどかかりません。紙の方が続く現場なら、机や詰所に記録用紙を置いておき、週の終わりに記録係がまとめて入力する形でも構いません。

4. 受講者アンケートの取り方

時間や回数で表せない部分は、受講者へのアンケートで拾います。研修直後に「満足しましたか」と聞くだけでは、仕事が変わったかどうかは分かりません。アンケートは研修直後と、研修から1か月ほどたった時点の2回に分けます。直後は「できそうか」を、1か月後は「実際に何に使ったか」を聞くと、研修の中身と現場での使われ方の両方が見えます。

アンケートを作るときは、答える側の負担を軽くすることを優先します。現場の人は休憩時間や終業前に答えることが多いため、設問が多いと最後のほうが空欄になります。

• ・設問は少なくし、5分ほどで答え終わる量にする
• ・「役に立ったか」ではなく「何に使ったか」「何が変わったか」を聞く
• ・記名にするか無記名にするかは目的で決める。作業時間の記録とつなげたいなら記名、率直な不満を聞きたいなら無記名
• ・紙でもかまわない。スマホが苦手な人がいる職場では紙のほうが回収できる
• ・回収したら、自由記述をそのまま一覧にして残しておく。報告書の材料になる

5. 測る時期の目安と、記録を続けるコツ

作業時間、使った回数、アンケートは、それぞれ取る時期が違います。研修の日程が決まった時点で、測る時期も一緒に予定表へ入れておくと、記録の取り忘れを防げます。目安は次のとおりです。

記録が途中で止まる一番の理由は、「何のために書いているのか分からない」ことです。書いた記録がどこにも使われず、本人に結果が返ってこないと、忙しい時期から順に記録が抜けていきます。次のような工夫で、記録を続けやすくします。

• ・記録係を部署ごとに1人決め、週の終わりに記録の抜けを確かめてもらう
• ・途中経過を朝礼や部署の打ち合わせで短く共有し、本人にも結果を見せる
• ・記録期間に終わりがあることを最初に伝える。いつまで書けばよいか分かると続きやすい
• ・記録の項目を途中で増やさない。増やしたい項目は次の測定で入れる

6. 経営者への報告は1枚にまとめる

経営者が報告書で知りたいのは、大きく3つです。どの業務でどれだけ時間が減ったのか、生成AIを使い続けている人がどれくらいいるのか、次に何をするのか。集めた記録をすべて載せる必要はありません。判断に要るものだけを1枚に並べ、細かい記録は別紙として添えます。報告書は次の順番でまとめます。

研修のときに記録を取る習慣をつけておくと、ほかの場面でも役に立ちます。たとえば、中小企業庁・中小企業基盤整備機構の「デジタル化・AI導入補助金」でITツールを導入した場合は、導入後に効果の報告が求められます。研修の効果測定で使った記録シートや報告書の形をそのまま流用できれば、報告のたびに一から準備する手間が省けます。

7. 数字にしにくい効果の書き方

生成AI研修の効果には、時間で測りにくいものがあります。書類の言い回しがそろった、新人が質問しやすくなった、上司の確認の手間が軽くなった、といった変化です。こうした効果は「便利になった」「好評だった」と書くと、経営者には伝わりません。誰の、どの作業が、どう変わったのかを、前と後で並べて書きます。

このように並べると、数字がなくても「どこで手間が減ったか」が経営者に伝わります。書くときは次の点に気をつけます。

• ・誰の、どの作業が、どう変わったかを1文で書く
• ・前の状態と今の状態を必ず並べる
• ・数字は無理に付けない。上司に見てもらう回数や差し戻しの回数など、数えられるものだけ回数を添える
• ・アンケートの自由記述は言い換えずに、本人の言葉のまま引用する
• ・悪い変化も書く。生成AIの下書きを確認する手間が増えた、などの声も次の手の材料になる

8. よくあるご質問