建設業の残業の上限規制に向けて、現場の事務作業を減らす順番

1. 建設業の残業の上限規制とは

働き方改革の一環として定められた時間外労働の上限規制は、建設業では長く適用が猶予されてきましたが、2024年4月から適用されています。残業をさせるには労使で協定（いわゆる36協定）を結ぶ必要があり、その協定で定められる時間外労働にも上限があります。上限を超えて働かせることは、法律で認められていません。

災害時における復旧と復興の事業については、時間外労働と休日労働の合計についての「月100時間未満」「2〜6か月の平均80時間以内」の規制は適用されない、という例外が設けられています。ただし、これは災害の復旧・復興の事業に限った扱いで、ふだんの工事には当てはまりません。

2. 現場の担当者の残業はどこから生まれているか

現場代理人や施工管理の担当者の一日は、朝礼から始まり、日中は現場で施工の管理、安全の確認、協力会社との調整に追われます。書類の仕事は、現場の作業が終わったあとに事務所へ戻ってから取りかかることが多く、これが残業の大きな部分を占めがちです。上限規制に向けて残業を減らすには、施工の管理そのものより、この「現場が終わったあとの書類の仕事」に目を向けるのが近道です。

• ・日報を書き、出面や作業内容を集計表に書き写す
• ・工事写真を取り込み、仕分けて写真台帳をつくる
• ・協力会社から届いた安全書類を確かめ、足りない書類を催促する
• ・施工計画書や打合せの記録、週報・月報をつくる
• ・工程表を更新し、協力会社や発注者に連絡する

これらの仕事は、どれも工事に欠かせないものです。ただ、よく見ると、同じ内容を別の表に書き写している、必要な書類や写真を探している、返事や書類が届くのを待っている、といった時間が多く含まれています。この部分は、工事の品質を高めることにも、安全を守ることにも直接はつながっていない時間です。減らす余地が大きいのは、まさにこの部分です。

3. 減らす前に、事務作業の時間を測る

どの事務作業から減らすかを決めるには、まず今の作業時間を測ります。難しい調査は要りません。現場の担当者と工事事務の担当者に、1〜2週間、書類の仕事ごとにかかった時間を簡単にメモしてもらうだけで十分です。測ってみると、思っていたより時間を使っている作業と、思っていたほど時間を使っていない作業が分かれます。

メモの項目のうち、とくに見ておきたいのが「いつやっているか」です。同じ作業でも、日中の空いた時間にできているものと、現場が終わったあとにしかできないものがあります。残業に直結しているのは後者です。現場が終わったあとにしかできない作業を、日中に回せるようにする、あるいは作業そのものをなくす。この2つの方向で、減らし方を考えます。

• ・測る期間は、工程の山場や月末の締めを含む1〜2週間にする
• ・メモは細かすぎないようにし、続けられる手間に収める
• ・測った結果は、担当者を責める材料にしないことを最初に伝える
• ・現場代理人だけでなく、工事事務の担当者の作業も測る

4. 減らす順番1：書き写しをなくす

最初に手を付けたいのが、書き写しの作業です。日報に書いた出面や作業内容を集計表に写す、写真の説明を台帳に写す、協力会社から届いた書類の内容を一覧に写す。書き写しは、元になる情報がすでにあるのに、形を変えるためだけに人の時間を使っている作業です。入力を一度で済ませ、その内容をほかの表や書類にそのまま使えるしくみにすると、作業そのものがなくなります。

書き写しをなくすと、書き写しのときに起きていた写し間違いも減ります。写し間違いの確認や手直しにかかっていた時間も、あわせて減らせます。書き写しが複数の表にまたがっている会社ほど、効果は大きくなります。

書き写しをなくすしくみは、大がかりな業務システムから始める必要はありません。いちばん時間を使っている書き写しを1つ選び、その入口の入力をスマートフォンのアプリや読み取りに置き換えるところから始めます。1つの書き写しがなくなると、その担当者が現場から戻ったあとの作業が確実に減り、残業の変化として見えやすくなります。

5. 減らす順番2：探す時間と待つ時間を減らす

次に手を付けるのが、探す時間と待つ時間です。必要な図面や過去の書類、写真がどこにあるか分からず探す。協力会社から書類が届くのを待ち、届いていなければ電話で催促する。発注者の確認を待つ間、次の作業に進めない。こうした時間は、一つひとつは短くても、積み重なると現場が終わったあとの時間を圧迫します。

• ・図面・書類・写真の置き場所を決め、工事ごと・種類ごとに探せる形にそろえる
• ・協力会社の書類の提出状況を一覧で見えるようにし、足りない書類を自動で知らせる
• ・発注者や協力会社との連絡の記録を、工事ごとに一か所にまとめる
• ・現場からでも必要な書類を見られるようにし、事務所に戻る回数を減らす

探す時間を減らすうえで効くのは、置き場所と分け方を会社としてそろえることです。担当者ごとに置き場所や分け方が違うと、担当者が不在のときや、工事を引き継いだときに探す時間が大きくなります。待つ時間は、相手の状況が見えないことから生まれます。提出状況が一覧で見えるだけで、催促の電話の多くが要らなくなります。探す時間と待つ時間は、測ってみて初めて大きさに気づくことの多い時間です。メモの項目で「探す・待つ」に当たる時間が多かった担当者の作業から、置き場所と提出状況の見える化を進めます。

6. 減らす順番3：書類をつくる時間を短くする

書き写しと、探す・待つ時間を減らしたあとに残るのが、書類を一からつくる時間です。施工計画書、打合せの記録、週報や月報、危険予知の記録など、考えて書く必要がある書類です。この部分は、なくすことはできませんが、生成AIに下書きをつくらせ、人が確かめて直す形にすると、一から書くより短い時間で仕上げられます。

つくる時間を後回しにするのには理由があります。書き写しや探す時間が残ったままだと、生成AIで下書きをつくっても、その材料を集めるのに時間がかかり、効果が出にくいからです。日報や写真、打合せの記録が一か所にそろっていれば、週報や月報の下書きは、その材料からすぐにつくれます。順番を守ると、それぞれの手立ての効果が重なっていきます。

• ・施工計画書：似た工事の過去の計画書を下敷きに、今回の条件で下書きをつくる
• ・打合せの記録：メモから決定事項・宿題・確認事項を分けて書き出す
• ・週報・月報：日報と写真から、進み具合の説明文を下書きする
• ・危険予知の記録：作業の内容から、危険の候補と対策の下書きを挙げる

7. 会社として進めるときに決めておくこと

事務作業を減らす取り組みは、現場の担当者一人ひとりの工夫に任せると、人によって差が出て、会社全体の残業は思ったほど減りません。会社として、測る作業、減らす順番、使うしくみを決め、全部の現場で同じやり方をそろえていくことが欠かせません。まずは1つか2つの現場で試し、効果を確かめてから広げます。

• ・取り組みを進める担当者と、現場の協力者を決める
• ・作業時間を測る期間と、測る項目を決める
• ・試す現場を選び、効果を測ってからほかの現場へ広げる
• ・減った時間を、施工の管理や休みの確保に回すことを方針として示す

上限規制への対応は、自社の中だけでは完結しない面もあります。協力会社の書類の出し方や、発注者とのやり取りの形が変わらなければ、待つ時間や催促の手間は残ります。協力会社に書類の提出をスマートフォンから行ってもらう、発注者との打合せの記録を共有の形にそろえるなど、社外の相手にも無理のない範囲で協力を頼むと、減らせる時間が広がります。頼むときは、相手の手間も減ることを具体的に伝えると受け入れてもらいやすくなります。

減った時間を何に回すかを、会社として示しておくことも欠かせません。事務作業が減った分だけ別の仕事が増えるのでは、現場の担当者は取り組みに前向きになれません。残業を減らすこと自体を目的として示し、減った時間が実際に早く帰れることや休みの確保につながっていると実感できれば、取り組みは現場に根づいていきます。

東海DX伴走室では、事務作業の時間の測り方から、日報や写真のアプリ、書類の読み取り、生成AIでの下書きまで、現場の事務作業を減らすしくみを順番に一緒に進めています。