現場のLINEグループを業務用チャットへ移す手順｜協力会社の招待と告知

1. 現場の連絡がLINEグループに集まる理由

職長、協力会社の担当者、事務所の工事担当が同じグループに入り、朝の段取り、資材の到着、雨の日の中止連絡、是正の写真まで、すべてがひとつのトークに流れてくる。多くの現場がこの形になったのは、誰かが決めたからではありません。みんなのスマホに最初から入っていて、使い方を教えなくても済んだからです。電話より早く、写真も送れて、既読で読んだかどうかも分かります。現場にとって都合のよい道具だったのは確かです。

問題は、それが会社の道具ではなく、一人ひとりの私用アカウントだという点です。グループを作ったのは誰か、誰が入っているか、やり取りは誰のスマホに残っているか。会社として誰も把握していない状態で、図面や施主の住所、工事写真が毎日行き来しています。何も起きないうちは気になりませんが、人が辞めたとき、スマホをなくしたとき、施主ともめたときに、はじめて困りごとが表に出ます。次のどれかに当てはまれば、切り替えを考える時期です。

• ・現場ごとのグループがいくつも残り、終わった工事のグループを誰も閉じていない
• ・辞めた社員や、取引のなくなった協力会社の人がまだグループに入っている
• ・工事写真を探すとき「あのときのトークをさかのぼって」と言っている
• ・グループの管理者が職長個人で、会社は中身を見られない
• ・社員が仕事と私用で同じアカウントを使っていて、休みの日も現場の通知が鳴る

2. 私用のLINEグループで現場連絡を回す3つの危うさ

危うさは大きく三つに分かれます。どれも「誰かが悪いことをした」から起きるのではなく、会社が管理できない道具を使っているから起きます。

退職者や取引の終わった人がグループに残る

私用のグループから人を外せるのは、そのグループの参加者だけです。会社が「この人を外して」と一括で操作することはできません。社員が辞めても、本人が抜けない限り、現場のグループに残り続けます。協力会社の担当者が別の会社に移った場合も同じです。残った人には、その後も工程や施主の情報、写真が届き続けます。悪意がなくても、会社の外に情報が出ている状態です。しかも現場ごとにグループがあるため、辞めた人がどのグループに入っているかを洗い出すだけで一苦労です。

工事写真や図面が私物のスマホに残る

送られた写真や図面のPDFは、受け取った全員の私物のスマホに保存されます。端末をなくしたとき、家族と共有している端末だったとき、機種変更で写真を個人の保存場所に移したとき、会社はどこに何が残っているか分かりません。施主の家の間取り、鍵の保管場所、防犯設備の配置などは、外に出ると取り返しがつきません。完成後の住まいの中が分かる写真は、施主との約束として扱う情報です。

「言った言わない」のときに記録を出せない

仕様の変更、追加工事の了解、立会いの日時。現場では口頭とトークの組み合わせで決まることが多く、あとから「そんな話は聞いていない」となったとき、頼りになるのはトークの記録です。ところがグループには雑談、スタンプ、写真が何百件も流れていて、目当ての一文を探すのが大変です。さらに、発言した本人が送信を取り消したり、スマホを替えて履歴が消えたりすると、記録そのものが残りません。会社として保存しているわけではないので、記録が残るかどうかは個人の運に任されています。

3. 業務用チャットに替えると現場の作業はどう変わるか

業務用チャットは、会社がアカウントを発行し、会社が管理するチャットです。見た目や使い心地は普段のトークとあまり変わりませんが、持ち主が会社だという点が違います。誰を入れるか、誰を外すか、履歴をいつまで残すかを会社が決められます。日々の作業で変わるのは、次のようなところです。

一方で、道具を替えただけで連絡が整理されるわけではありません。グループの分け方や、何をチャットで決めてよいかのルールがないまま移ると、トークの山が別の場所に移るだけです。切り替えてよかったと感じられるかどうかは、移る前に社内で何を決めておくかで決まります。

4. 切り替える前に社内で決めておく5つのこと

製品を選ぶより先に、次のことを決めます。決めるのは社長か工事部長、実際の設定は総務か事務の担当者、という分担が進めやすい形です。現場の職長にも一度相談し、使う側の困りごとを先に聞いておくと、後で反発が出にくくなります。

製品を選ぶときに確かめる項目

• ・管理者が、アカウントの停止とグループからの削除をまとめてできるか
• ・社外の人（協力会社）を、必要なグループだけに招待できるか
• ・履歴を会社側で保存でき、言葉や日付で検索できるか
• ・写真やファイルを端末に保存させない設定があるか
• ・年配の職人でも迷わない画面か。決める前に職長数人に試してもらう
• ・料金がアカウントの数で増える場合、協力会社の人も数に入るか

私物のスマホを使ってもらう場合は、仕事用アプリを入れることへの本人の了解を取り、通知の時間、会社が見られる範囲、退職時にアプリを消してもらう手順を最初に書面で決めます。会社支給のスマホがある会社は、そちらに入れるほうが管理は簡単です。現場の写真を業務用チャットで送る場合も、撮る端末と送る端末が同じ会社のものなら、私物に写真が残る心配がなくなります。

5. グループの分け方｜全体・社内・現場・協力会社

私用のトークでは、現場ごとに思いつきでグループが作られてきました。切り替えを機に、分け方を会社として決めます。基本は「全体の連絡」「社内だけの相談」「現場ごと」「協力会社ごと」の四つです。グループを作るのは管理者だけ、と決めておくと、勝手にグループが増えるのを防げます。

現場のグループには、名前の付け方を決めておきます。現場名だけでなく、着工の年月や工事番号を入れると、同じ施主の二期工事などと混ざりません。工事が終わったら、管理者がグループを閉じるか「読むだけ」にして、新しい投稿ができないようにします。終わった現場のグループが開いたままだと、関係のない連絡がそこに流れ、探すときにまた迷います。

6. 協力会社を業務用チャットに招待する手順

切り替えで一番手間がかかるのが協力会社です。自社の社員なら会社の決まりとして進められますが、協力会社は別の会社で、いくつもの元請と付き合っています。元請ごとに違うアプリを入れることへの負担感は小さくありません。頼み方と手順を整えて、相手の手間をできるだけ減らします。

案内文には、なぜ切り替えるのか、いつから新しい場所で連絡するのか、入り方、困ったときの問い合わせ先を一枚にまとめます。理由は「御社に情報を守ってもらうため」と書くより、「辞めた人や関係のない人に、御社の職人さんの名前や現場の情報が流れないようにするため」と、相手にとっての利点として書くほうが受け入れられやすくなります。案内文に入れる項目は次のとおりです。

• ・切り替える理由（退職者の残留や写真の扱いを、会社として管理するため）
• ・新しい場所で連絡を始める日と、これまでのLINEグループで投稿をやめる日
• ・アプリの入れ方と参加のしかた（画面の写真つき）
• ・協力会社側に費用がかかるかどうか
• ・分からないときの問い合わせ先（担当者の名前と電話番号）

7. 移行の告知と並行期間の進め方

いきなり「今日からこちら」と切り替えると、見ていない人に大事な連絡が届きません。反対に、並行期間を長く取りすぎると、二つの場所に連絡が分かれて、かえって混乱します。新しく始まる現場から業務用チャットで始め、進行中の現場は期間を区切って並行し、終わった現場から閉じていく、という順番が無理のない進め方です。

古いLINEグループの中身は、そのままでは会社に残りません。進行中の現場で、決まったことの記録や是正の写真など、あとで要るものがあれば、投稿をやめる前にトークの履歴を書き出したり、写真を会社の保存場所に移したりします。全部を移す必要はありません。引き渡し前の現場と、もめごとになりかけている現場を優先し、それ以外は担当者が要るものだけを選びます。

8. 切り替えた後に私用のトークへ戻らないための運用

切り替えから数か月たつと、「急ぎだったから」と私用のトークに戻る人が出てきます。止めるのは注意ではなく、手続きと習慣です。総務や事務の毎月の仕事に、次のことを組み込みます。

• ・入社・退職・協力会社の担当者の入れ替えのとき、アカウントの発行と停止を、入社書類や退職書類と同じ流れで行う
• ・現場の完了報告のときに、現場グループを閉じることを手順に入れる
• ・変更や追加の了解は、先頭に「決定」と書いてから内容を書く、と書き方をそろえ、検索で探せるようにする
• ・写真はその現場のグループに送り、私用のトークには送らない
• ・月に一度、管理者が参加者の一覧を見て、辞めた人や関係のなくなった人がいないか確かめる

現場の連絡がまとまると、次に見えてくるのは「チャットに流れた写真や日報を、台帳や報告書に起こす手間」です。チャットはあくまで連絡の道具で、日報や写真台帳の保管場所ではありません。写真や日報を後で書類にまとめる必要があるなら、チャットとは別に、送った写真がそのまま現場ごとの台帳に入るしくみを考えておくと、探して貼り直す二度手間を防げます。まずは今あるLINEグループを一覧にし、誰が作り、誰が入っているかを書き出すところから始めてください。