ミルシート・検査成績書の転記をなくすには｜数値の読み取りとロットでの保存

材料メーカーから鋼材やアルミ材と一緒に届くミルシート（鋼材検査証明書）や、外注先・部品メーカーから届く検査成績書。受け入れのたびに、その数値を受入検査記録や材料台帳、自社の出荷用の成績書へ手で写している会社は、東海地方の製造業にも多くあります。紙やPDFを横に置き、化学成分や引張強さを一つずつ打ち込む作業は時間がかかるうえ、写し間違いがあっても気づきにくいものです。この記事では、ミルシート・検査成績書の転記をなくすために、数値をどう読み取り、ロット番号でどうひもづけ、原本をどう残すかを、品質管理や事務の担当者が自社で進められる順番で書きます。

1. ミルシートと検査成績書の転記が重くなる理由

転記が重くなる理由は、書類の枚数よりも、1枚の中の数字の多さと、写す先の多さにあります。ミルシート1枚には、規格名、寸法、溶鋼番号（ヒート番号）、化学成分の各元素、引張強さ・降伏点・伸びといった機械的性質が並びます。材料メーカーごとに書式が違い、同じ項目でも置き場所や呼び方が変わります。そのうえ、写した数値は一か所では終わりません。多くの会社では、次のような所へ同じ数値を写しています。

• ・受入検査記録：届いた材料が規格値に入っているかを判定する
• ・材料台帳・在庫表：どのヒート番号の材料がどの棚にあるかを管理する
• ・自社の検査成績書：客先へ出す書類に、使った材料の数値を載せる
• ・トレーサビリティの記録：どの製品にどの材料を使ったかを残す

同じ数値を三か所、四か所に打ち込めば、そのたびに写し間違いの機会が増えます。小数点の位置や桁を一つ間違えても、見た目はもっともらしい数字になるため、二人で見比べても見落とされがちです。客先の監査で原本と記録が合わないと指摘されて、初めて気づくことも起こります。

2. 最初に、写している項目と写す先を書き出す

読み取りの道具を選ぶ前に、今だれが、どの書類から、どの項目を、どこへ写しているかを書き出します。品質管理、資材、事務がそれぞれ別の表に同じ数値を写していることがよくあり、並べるだけで「一度読めば足りる項目」が見えてきます。下の表は、ミルシートでよく写される項目の例です。

書き出したら、項目ごとに「必ず要る」「客先によって要る」「今は写しているが誰も使っていない」の三つに分けます。使っていない項目まで読み取りの対象にすると、確認の手間が増えるだけです。客先から求められている項目は、取引先ごとの要求仕様書や品質協定書で確かめておきます。検査成績書も同じやり方で、測定項目・測定値・判定・測定者の欄のうち、自社の記録に本当に要るものを選びます。

3. 読み取りに向く書類・向かない書類

数値の読み取りは、届いた書類の状態で向き不向きがはっきり分かれます。同じミルシートでも、メーカーから電子データで届くか、紙で届くか、FAXの写しで届くかで扱いが変わります。手元の書類を届き方ごとに分けてみると、どこから始めればよいかが決まります。

向かない書類は、届き方を変える相談から

読み取りに向かない書類は、道具の精度で何とかしようとするより、届き方を変えるほうが早く片づきます。材料メーカーや商社、外注先には、次のような頼み方ができます。

• ・紙やFAXではなく、電子発行のPDFをメールで送ってもらう
• ・メーカーに証明書を取り出せる仕組みがあれば、自社で取り出せるか確かめる
• ・商社経由の場合は、コピーを重ねず原本の画像で送ってもらう
• ・検査成績書は、外注先と書式をそろえられないか相談する
• ・受領印やメモは原本に書かず、社内の記録や別紙に書くよう社内で決める

4. 数値の読み取りから記録までの流れ

読み取りは、紙をスキャンして文字にするだけでは終わりません。読み取った数値を項目に振り分け、規格値と照らし、人が確認してから記録に入れる、という一続きの流れで考えます。

人が見る所を絞る

全部の数値を原本と一つずつ見比べるのでは、手入力と手間が変わりません。確認は、間違いが起きやすい所と、間違えたときに困る所に絞ります。

• ・ヒート番号・ロット番号：一文字違うと別の材料になり、追跡ができなくなる
• ・材質・規格名：注文と違う材料が届いていないかの確認を兼ねる
• ・規格値から外れた値や空欄：読み間違いか、本当に外れているかを原本で見る
• ・小数点・桁・マイナス記号：FAXやかすれた紙で消えやすい
• ・単位：発行元によって単位の書き方が違うことがある

ほかの数値は、規格値の範囲に入っていて、書式どおりの位置から読めていれば、目を通す程度にとどめます。確認する画面は、左に原本、右に読み取った数値が並ぶ形にしておくと、目の移動が少なくなり見比べやすくなります。

5. ロット番号でのひもづけ方

数値を記録に入れても、どの材料の、どの製品の話なのかが追えなければ、客先からの問い合わせや不具合の調査で役に立ちません。ミルシートと社内の記録を結ぶ鍵は番号です。扱う番号は、おおむね次の三つです。

• ・材料メーカーの番号：ヒート番号（溶鋼番号）やチャージ番号。ミルシートに書かれ、材料にも刻印やラベルで付いている
• ・自社の受入ロット番号：入荷ごとに社内で付ける番号。一つのミルシートに複数の束やコイルが載る場合は枝番を付ける
• ・製品の製造ロット番号：その材料を使って作った製品の番号。作業指示書や製造記録に書く

ひもづけの基本は、受入の時点でヒート番号と受入ロット番号の対応を記録し、製造の時点で受入ロット番号と製造ロット番号の対応を記録することです。こうしておけば、製品の番号から材料のミルシートまで、逆向きにもたどれます。誰がいつ書くかを決めておかないと、どこかで番号が途切れます。

現場で番号が途切れないようにする

番号が途切れやすいのは、材料を切断して残りを棚に戻したときや、端材を別の製品に回したときです。材料に付いていたラベルがなくなると、どのヒート番号だったか分からなくなります。現場では次の決まりを置きます。

• ・切断した残材には、受入ロット番号を書いたラベルを貼り直してから棚に戻す
• ・作業指示書に、使った材料の受入ロット番号を書く欄を設ける
• ・番号が読めない材料は使わず、品質の担当者に回す
• ・番号の書き方（桁数・区切り記号）を決め、手書きでも読み取りでも同じ形にそろえる

6. 原本の残し方とファイルの置き場所

数値を記録に入れたあとも、原本は残します。客先や監査で求められるのは、記録の数値が原本と合っていることを示せることです。電子で届いたPDFは、それ自体が原本です。印刷して紙で綴じ、PDFは消してしまう運用は避けます。残し方は次のように決めます。

• ・電子で届いたPDFは、届いたファイルをそのまま保存し、上書きや加工をしない
• ・紙で届いたものは、スキャンした画像と紙の原本の両方を残すか、紙の保管期間を社内で決める
• ・ファイル名には受入日・発行元・ヒート番号を入れ、記録から一回の操作で開けるようにする
• ・保存先は受入の年月ごとのフォルダに分け、担当者個人のパソコンには置かない
• ・保管期間は、客先の品質協定書や製品の使われ方に合わせて決める

原本と記録を結ぶのは、フォルダの置き場所ではなく番号です。記録の行ごとに、原本ファイルへのリンクか、ファイル名そのものを入れておきます。監査で「この数値の元を見せてください」と言われたとき、棚の綴りを探さずに、その場で画面に出せるようになります。

7. 導入の順番と社内の役割分担

全部の材料メーカー、全部の書類をいっぺんに切り替えると、確認の手順が固まる前に例外が押し寄せます。取引量の多い発行元から順に広げ、手入力をやめるのは試した発行元からにします。

役割は三つに分けます。品質管理の担当者は、確認する項目と規格値の照合のルールを決めます。資材・事務の担当者は、書類の受け取りと確認・承認を受け持ちます。現場の班長は、受入ロット番号を作業指示書に書く習慣をつくります。どれか一つが欠けると、数値は読めても番号が途切れ、記録として使えなくなります。今週のうちに手をつけられるのは、次の三つです。

• ・手元のミルシート・検査成績書を発行元ごとに1枚ずつ集め、届き方（PDF・紙・FAX）を書き出す
• ・写している項目と写す先の一覧をつくり、誰も使っていない項目に印をつける
• ・取引量の多い発行元を選び、電子発行で送ってもらえるかを尋ねる

8. よくあるご質問