マスタ整理の進め方｜システム移行前に品番・取引先の重複と表記ゆれを直す

1. システム移行の前にマスタを整理する理由

Excel や Access で長く回してきた業務システムには、品番・取引先・顧客といった「マスタ」がたまっています。担当者が代わるたびに登録の仕方が少しずつ変わり、同じ会社が「株式会社山田製作所」「(株)山田製作所」「山田製作所」と3行に分かれていたり、同じ部品が「AB-100」と「ＡＢ－１００」で別々に登録されていたりします。今の Excel では人が目で見て「同じだ」と判断できているので、困りごととして表に出にくいのが厄介なところです。

ところが新しいシステムは、文字が1つ違えば別のものとして扱います。マスタをそのまま移すと、移行した直後から次のようなことが起きます。

• ・取引先別の売上や仕入の集計が、同じ会社なのに複数行に割れて合わない
• ・受注入力で取引先を検索すると候補がいくつも出て、どれを選べばよいか現場が迷う
• ・同じ部品の在庫が2つの品番に分かれ、片方は在庫あり、片方は欠品と表示される
• ・請求書の宛名が担当者ごとに変わり、取引先から問い合わせが来る
• ・重複したまま新システムに入った後で直すと、受注・出荷・請求のデータまで付け替えが要る

移行後に直すほど手間が増えます。マスタの整理は、新しいシステムの画面づくりやデータの流し込みより前に済ませておく作業です。本記事では、表記ゆれと重複の見つけ方、直し方の決まり、そして誰が最終判断するかを、Excel・Access の手元のデータで進められる形で説明します。

2. 表記ゆれと重複にはどんな種類があるか

ひと口に表記ゆれと言っても、原因はいくつかの型に分かれます。型ごとに直し方が決まっているので、まず手元のマスタにどの型が多いかを見ておくと、作業の見通しが立ちます。

このうち法人格・全角半角・空白・記号は、決まった規則で機械的にそろえられます。一方、略称・拠点・品番の版・休眠は、人が見て判断しないと決まりません。前者は Excel の関数でまとめて処理し、後者は担当者が一覧を見て決める、という分け方で進めると、判断に時間を使う場所が絞れます。

3. Excel・Accessで重複候補を見つける手順

重複を探すときに、元の名称の列を直接書き換えるのはやめておきます。元の表記は証拠として残し、横に「照合用の列」を足して、そこで表記をそろえてから並べ替えるのが安全です。全体の流れは次のとおりです。

照合用の列のつくり方

Excel では、半角にそろえる ASC 関数、前後の空白を外す TRIM 関数、文字を置き換える SUBSTITUTE 関数を組み合わせます。一度に全部を入れ子にすると式が読めなくなるので、列を分けて1段ずつ処理し、途中の結果を目で確かめながら進めます。置き換える対象は、次のように表に書き出してから式に起こすと漏れが減ります。

• ・法人格：株式会社、有限会社、合同会社、(株)、（株）、㈱、(有)、㈲ を空にする
• ・空白：半角スペースと全角スペースをどちらも空にする
• ・ハイフン：全角のハイフン、長音記号の誤用、ダッシュ類を半角ハイフン1種類にする
• ・英字：大文字にそろえる（品番の「ab-100」と「AB-100」を同じに見るため）
• ・カタカナ：半角カナは全角に戻す（照合用では JIS 関数で全角化してから比べる）
• ・丁目・番地：「1丁目2番3号」と「1-2-3」は、住所で照合するときだけ数字とハイフンにそろえる

Accessで管理している場合

Access には「重複クエリウィザード」があり、指定した列の値が同じ行をまとめて出せます。ただし、そのままでは表記ゆれのある行は拾えません。いったん Excel に書き出して照合用の列を作り、その列で重複を見るか、Access のクエリの中で置き換えの式を書いて照合用の列を作ってから、重複クエリをかけます。もう1つ確認しておきたいのが、取引先や品番が受注・出荷・請求のテーブルとどうつながっているかです。マスタの行を消すと、ひも付いた過去の伝票が宙に浮きます。

4. 重複は消さずにまとめる｜正式表記と新旧コードの決め方

重複候補が並んだら、次は「どの表記を正とするか」と「まとめた後のコードをどうするか」を決めます。ここで行を削除してしまうと、過去の受注や請求が旧コードのまま残っているため、新しいシステムでたどれなくなります。重複した行には「統合先コード」の列を足して、まとめる先のコードを書き込む形にします。旧コードは移行後も検索できるように、新旧の対応表として残しておきます。

決まりは紙1枚に収まる量にとどめます。細かく決めすぎると、登録する人が読まなくなり、すぐに崩れます。表に書いた項目以外で迷うものが出たら、その都度マスタ管理者が決め、決まりの紙に1行足していく運用にします。

休眠の取引先・廃番の品番の扱い

長年の台帳には、取引が止まった会社や作らなくなった部品が大量に残っています。移すかどうかは、最終取引日で線を引くと判断しやすくなります。何年前までを「使用中」とするかは、業種の取引の周期や補修部品の供給期間によって違うので、営業と製造で話し合って決めます。線より古いものも、過去の伝票とひも付いているなら使用中止の印を付けて移し、伝票が1件もないものだけを移行の対象から外します。

5. 誰が最終判断するか｜マスタごとの持ち主を決める

マスタ整理が途中で止まる一番の原因は、作業の手間ではなく「これは同じものか」を決める人がいないことです。事務の担当者が一覧を作っても、品番の版の違いや取引先の拠点の関係は、現場や営業でないと分かりません。そこで、マスタの種類ごとに判断する人を決め、ルールそのものの最終裁定はマスタ管理者1人に寄せます。

マスタ管理者は、総務・経理・生産管理のうち、受注から請求までの流れを一通り知っている人が向いています。役職の高さよりも、毎日マスタに触れている人を選びます。経営者や工場長は、管理者の決定を後からひっくり返さないことと、各部署の担当が判断の時間を取れるよう業務を調整することを引き受けます。

6. 移行日までの段取りと、移行後に崩さないしくみ

マスタ整理は、移行日から逆算して段取りを組みます。各部署の判断待ちで時間がかかるので、システムの画面づくりと並行して早めに始めておきます。目安の並びは次のとおりです。期間は会社の規模やマスタの件数で変わるため、自社に合わせて伸び縮みさせます。

試しの流し込みでは、旧システムの取引先別売上と、新システムで同じ期間を集計した結果を並べて見ます。合わない取引先があれば、まとめ漏れか、まとめすぎのどちらかです。ここで直しておけば、本番では落ち着いて切り替えられます。

新しいシステムで表記ゆれを入れないしくみ

せっかく整理しても、登録のしかたが今のままなら数年でまた同じ状態に戻ります。新しいシステムでは、入力の段階でゆれが入りにくい作りにしておきます。

7. 今週から手元のExcelでできる最初の一歩

システムの作り直しの日程がまだ決まっていなくても、マスタ整理は今の Excel・Access のままで始められます。むしろ移行の話が具体的になる前に手を付けておくと、要件を決めるときに「会社と拠点を分けて持つ」「品番の版をどう扱う」といった論点が先に見えます。今週のうちに次の順で進めてみてください。

• ・取引先マスタを1つ選び、別ファイルに書き出す（品番より件数が少なく、効果が見えやすい）
• ・照合用の列を1本足し、法人格と空白を外して並べ替える
• ・上下に同じ名前が並んだものを数え、どの部署に判断してもらうかを書き込む
• ・マスタ管理者を誰にするか、経営者・工場長と相談して決める
• ・表記の決まりを紙1枚で下書きし、次の部署会議で確認してもらう

取引先で一度やってみると、照合用の列の作り方と判断の回し方が社内に残ります。そのあと顧客、仕入先、品番と広げていけば、移行の直前に慌てて直す事態を避けられます。