はじめに
RFP（提案依頼書）は、ベンダーに提案を依頼するための文書です。詳しく書けば書くほど良い提案が集まると考えがちですが、実際には、書き込みすぎたことで提案の幅が狭まったり、各社の提案を比べにくくなったりすることがあります。
必ず書くべきこと
まず、プロジェクトの目的と、解決したい課題です。何のためのシステムなのかが伝わらなければ、ベンダーは機能の一覧に合わせた提案しかできません。
次に、対象とする業務の範囲と、今回やらないこと。そして、予算の目安、スケジュール、守るべき制約（既存システムとの連携、セキュリティの方針など）です。これらが書かれていないと、提案の前提が各社でばらばらになります。
書きすぎないほうがよいこと
画面の細かな配置や、実現の方法まで決めて書いてしまうと、ベンダーが持っている、よりよいやり方を提案する余地がなくなります。RFPでは「何を実現したいか」を書き、「どう実現するか」はベンダーの提案に委ねるのが基本です。
RFPに書くのは「答え」ではなく「問い」です。
比べられる提案を集める工夫
提案を比べやすくするには、回答の形式をそろえておくことが有効です。費用の内訳、体制、スケジュール、前提条件を、決まった様式で書いてもらうようにします。
RFPを出す前に確かめたいこと
- 目的と、解決したい課題が書かれているか
- 範囲と、今回やらないことが明記されているか
- 予算・スケジュール・制約が示されているか
- 回答の形式（費用の内訳・体制・前提）がそろえてあるか
まとめ
よいRFPとは、ベンダーが自社の強みを生かした提案を考えられ、かつ発注者が各社を同じ物差しで比べられる文書です。書くべきことを押さえ、書きすぎないこと。その加減が、ベンダー選定の質を大きく左右します。
執筆ディシェアー ITコンサルティングチーム
大手企業様のITプロジェクトで、要件定義、関係部署・ステークホルダーとの調整、プロジェクトの推進を担っています。