Excelの生産管理から脱却するときの順番と、現場を止めない進め方

1. Excelの生産管理で起きていること

多品種少量の部品加工や、受注生産の多い工場では、生産管理をExcelで回している会社が少なくありません。受注の一覧、工程の予定表、材料の手配表、在庫の表、出荷の予定。どれも最初は1枚のシートから始まり、必要に応じて列やシートが増えてきたはずです。Excelは誰でも使えて、自社の業務に合わせて自由に形を変えられるため、生産管理の入り口としては理にかなった道具です。

Excelの生産管理でよく見かけるのは、受注の一覧を営業がつくり、それを見ながら製造の担当者が週ごとの工程表をつくり、購買の担当者が材料の手配表をつくる、という形です。それぞれの表はよくできていて、担当者本人にとっては使いやすいものになっています。困りごとが出てくるのは、ファイルとファイルの間です。受注の表から工程の表へ、工程の表から材料の手配へと、同じ品番や数量を何度も書き写すうちに、どこかで数字がずれます。担当者ごとに手元のコピーを持つようになると、どのファイルが最新なのかを確かめるだけで時間がかかります。

• ・同じ品番・数量を、受注・工程・手配の表に何度も書き写している
• ・ファイルのコピーが増え、どれが最新かを人に聞いて確かめている
• ・計算式やマクロをつくった人しか直せない
• ・納期の問い合わせに、表を何枚も開かないと答えられない
• ・誰かがファイルを開いていると、ほかの人が書き込めない

2. 脱却を急がなくてよい場合

Excelの生産管理から脱却すべきかどうかは、会社の規模や品目の数だけでは決まりません。生産管理を見ている人が1〜2人で、表の数も少なく、書き写しの手間がほとんどないなら、今のExcelを整えて使い続けるほうが合っていることもあります。反対に、担当者が何人もいて、同じ数字を何度も書き写しているなら、しくみに移すと手間が大きく減ります。

Excelを続けると決めた場合も、計算式やマクロの説明を残す、最新のファイルを置く場所を1か所に決める、品番の付け方をそろえる、といった整理をしておくと、あとでしくみに移すときにも役に立ちます。整理のあとも書き写しが減らないなら、そこで改めて脱却を考えれば十分です。

3. 脱却の順番は、マスタから

脱却でいちばん多い失敗は、画面をつくるところから始めてしまうことです。受注の画面、工程の画面と見た目を先に決めても、その下にある品目や工程のデータがそろっていなければ、結局Excelで補うことになります。順番は、マスタと呼ばれる「基本の台帳」を整えるところから始め、受注、工程、実績、在庫の順に、上流から移していくのが確実です。

上流から移すのは、下流の表が上流の表の数字を書き写してつくられているからです。受注をしくみに移せば、工程の予定表にもその数字を自動で渡せます。反対に、下流から先に移すと、受注はExcel、工程はしくみ、という状態になり、書き写しがかえって増えることがあります。

4. 最初に整えるマスタ

マスタを整えるとは、同じものに同じ名前と番号を付けることです。Excelで長く管理してきた会社では、同じ部品が表によって別の名前で書かれていたり、図面の版が変わっても同じ品番のまま使われていたりします。このまましくみに移すと、同じ部品が2つあるように見えたり、集計が合わなかったりします。

工程の標準の時間は、最初から正確でなくてかまいません。まずは現場の感覚に近い値を入れておき、しくみに実績が集まってから直していきます。標準の時間が実績に近づくほど、工程の予定や納期の見通しが当たるようになります。マスタの整理は地道な作業ですが、ここを飛ばさないことが、脱却のあとでExcelに戻らないための条件になります。

• ・今あるExcelの表から品番と品名を全部抜き出し、1つの一覧に並べる
• ・同じものと思われる行に印を付け、製造と購買の担当者に確かめてもらう
• ・品番の付け方の決まりを文章にして、新しい品目からはその決まりで付ける
• ・図面の版が変わったときに、品番を変えるのか、版の欄を変えるのかを決める

この作業は、しくみの開発と並べて進められます。マスタの一覧は、最初はExcelでつくってかまいません。整った一覧は、そのまましくみへ取り込むもとになります。品目が多い会社では、よく動く品目から先に整え、何年も動いていない品目はあとに回すと、作業の量を抑えられます。

5. 現場の入力をどう変えるか

生産管理のしくみが役に立つかどうかは、現場の実績がどれだけ早く、正しく入るかで決まります。着手と完了の時刻、でき上がった数、不良の数。これらが紙の日報に書かれ、事務所で夕方にExcelへ入力しているうちは、しくみの画面に出る数字は常に半日遅れです。とはいえ、現場の入力を増やすと、作業の手が止まり、入力そのものが続かなくなります。

現場の入力は、今の日報より手間を増やさないことを条件に設計します。作業票にコードを印刷しておき、タブレットやスマートフォンで読み取るだけにすれば、品番や工程名を書く手間がなくなります。入力する項目も、最初は着手・完了・数量の3つ程度に絞り、慣れてから不良の理由などを足していきます。現場の人が「前より楽になった」と感じられれば、入力は続きます。

6. 移行のあいだのExcelの扱い

脱却は、ある日を境にExcelを全部やめる形では進めません。受注をしくみに移しても、工程の予定はしばらくExcelで見る、という期間が必ずあります。この期間にExcelとしくみの両方に入力すると、どちらが正しいのかわからなくなり、脱却そのものが止まってしまいます。

• ・しくみに移した業務は、しくみを「正」とし、Excelには入力しない
• ・Excelで見たい表は、しくみから書き出して「見るだけ」に使う
• ・移していない業務のExcelは、置き場所を1か所に決めて残す
• ・移行の予定表をつくり、どの業務がいつしくみに移るかを社内で共有する

しくみから書き出したExcelを「見るだけ」に使う形にしておくと、Excelに慣れた社員も、今までどおりの見た目で数字を確かめられます。集計や分析にExcelを使うこと自体は、脱却のあとも問題ありません。大事なのは、入力の入り口を1つにすることです。入り口が1つになれば、書き写しと「最新はどれか」の確かめは、どちらもなくなります。

7. 脱却の効果をどう確かめるか

しくみに移したあと、効果が出ているかどうかを確かめる物差しを、移行の前に決めておきます。物差しがないと、「なんとなく楽になった」「前のほうが慣れていた」という感想だけが残り、次の業務を移すかどうかの判断ができません。物差しは、移行の前にも同じ方法で測っておき、前と後で比べられるようにします。

物差しは多くしすぎず、移した業務ごとに1〜2つに絞ります。数字が良くなっていれば、同じやり方で次の業務へ進めます。良くなっていなければ、現場の入力が続いていないのか、マスタに揺れが残っているのかを確かめます。多くの場合、原因は画面の使いにくさか、マスタの整理の不足のどちらかにあります。使い始めてから数か月は、現場の声を集めて画面を直す期間と考えておくと、無理なく定着します。

• ・現場から「入れにくい」と言われた画面は、項目の数と並びから見直す
• ・集計が合わないときは、まずマスタに同じものが2つないかを確かめる
• ・Excelに戻って入力している人がいたら、戻る理由を聞いて画面に反映する

8. 脱却の費用を抑える制度

生産管理のしくみを入れる費用には、国の補助金が使える場合があります。既製の生産管理の道具を入れるのか、自社の工程に合わせてつくるのかで、合う制度が変わります。どちらも、交付の決定より前に契約や発注をしたものは対象にならないため、補助金を使う場合は発注の前に計画を立てます。

デジタル化・AI導入補助金の2026年度の1次締切は9月29日で、2次以降の日程は確認した時点で公表されていませんでした。省力化投資補助金の第8回は9月18日に受付が始まり、締切は公表されていませんでした。省力化投資補助金は、生産性と賃金を上げる事業計画が必要で、導入したあとも目標の達成状況を報告します。東海DX伴走室では、マスタの整理から、しくみの設計と開発、現場の入力画面づくり、使い始めてからの手直しまでを一緒に進めています。