Accessの業務システムを移行するときの手順と、止めないための注意点

1. Accessの業務システムが困りごとになる理由

Accessは、表計算より一歩進んだデータベースを、社内の人の手でつくれる道具です。受注の台帳、見積の記録、部品の在庫、工事の原価など、東海地方の製造業や建設業でも、事務に詳しい社員や、パソコンの得意な社員がAccessで業務のしくみをつくり、十年以上使い続けている例があります。自社の業務にぴったり合わせてつくれるので、使い始めた当初はとても便利です。

困りごとが表に出てくるのは、多くの場合、しくみそのものよりも人の側からです。つくった社員が異動や退職でいなくなると、画面の裏にある計算の決まりや、帳票を出すための手順を説明できる人がいなくなります。動いているうちは誰も困りませんが、取引先が増えた、消費税の扱いが変わった、帳票の書式を変えたいといった変化が起きたときに、手を付けられなくなります。

• ・つくった人がいなくなり、どこを直せば何が変わるのかわからない
• ・特定のパソコンでしか動かず、そのパソコンが壊れたら業務が止まる
• ・同時に何人も使うと遅くなったり、ファイルが壊れたりする
• ・事務所の外（現場や出張先）から見られない

2. 移行を考える時期のサイン

Accessで回っている業務を、すぐに作り直す必要はありません。今の使い方で困っていないなら、バックアップと操作の記録を整えて使い続けるのも1つの判断です。次のようなことが起きているなら、移行の準備を始める時期に来ています。

とくに気をつけたいのは、パソコンの入れ替えと重なる時期です。新しいパソコンに移したら動かなかった、という形で困りごとが突然表に出ることがあります。入れ替えの予定が決まっているなら、その前に今のしくみの中身を洗い出しておくと、慌てずに済みます。

3. 移行の前にやる棚卸し

移行でいちばん手間がかかるのは、プログラムを書くことよりも、今のしくみが何をしているかを明らかにすることです。Accessの中には、テーブル（データを入れる表）、入力の画面、印刷する帳票、それらをつなぐ計算の決まりが入っています。どれか1つでも抜けると、移したあとに「前はできていたことができない」という問題が起きます。

棚卸しでは、使われていない表や画面も見つかります。長く使ってきたしくみには、昔の取引先のためにつくった帳票や、今は誰も開かない画面が残っているものです。これらを移さずに済めば、移行の手間も費用も減ります。反対に、担当者が手元のメモで補っている作業も見つかります。単価の例外をメモ帳で管理している、特定の取引先だけ手で計算し直しているといった作業は、新しいしくみに取り込むと手間が減る候補です。

4. 移し先の選び方

移し先は、大きく分けて3つあります。どれが正解ということはなく、業務のつながりの広さと、使う人数、社内で直せる人がいるかどうかで選びます。Accessでつくったしくみの多くは、受注から出荷、請求までがつながっているため、ばらばらの道具に分けると、かえって転記が増えることがあります。

Webのしくみに移すと、特定のパソコンに縛られず、事務所の外からも同じ画面を見られます。何人が同時に入力しても、データが壊れる心配はほとんどありません。一方で、つくるときに業務の流れを決めておかないと、今のAccessの困りごとをそのまま持ち込むことになります。棚卸しの結果を見ながら、残す業務、まとめる業務、やめる業務を決めてから、移し先を選ぶのが順番です。

• ・そのしくみを同時に使う人は何人か
• ・事務所の外（現場・倉庫・出張先）から見る必要があるか
• ・受注から請求まで、1つの流れとしてつながっているか
• ・使い始めたあと、社内で項目や画面を直せる人がいるか
• ・取引先や品目、拠点がこれから増えていく見込みがあるか

この5つの問いに、使う人は数人、外から見る必要はない、業務は部署の中で完結している、と答えられるなら、大がかりなしくみは要りません。反対に、何人も同時に使い、現場からも見たい、受注から請求までがつながっている、という答えが多いなら、業務に合わせてつくるしくみのほうが、あとから転記や集計の手間が残りにくくなります。答えが分かれる場合は、つながりの中心になる業務だけを移し、部署の中で完結する業務は手元の道具に残す形もとれます。

5. データの移し方と確かめ方

Accessに入っているデータは、会社にとって大事な財産です。過去の見積や受注の履歴は、次の見積をつくるときの手がかりになります。移行では、このデータを欠けや誤りなく新しいしくみに移すことが欠かせません。長く使ってきたデータには、同じ取引先が別の名前で二重に登録されている、項目の使い方が途中で変わっているといった揺れがあるため、そのまま移すと新しいしくみで集計が合わなくなります。

移したあとは、数字を突き合わせて確かめます。たとえば、ある月の受注の件数と金額、取引先ごとの売上の合計を、Accessと新しいしくみの両方で出して比べます。合わないところがあれば、どのデータが原因かを1件ずつたどります。この確かめは、本番の切り替えの前に何度か繰り返すと、切り替えの当日に慌てずに済みます。

• ・月ごとの受注・売上の件数と金額の合計
• ・取引先ごと、品目ごとの売上の合計
• ・締め日時点の売掛金や在庫の残高
• ・見積書や請求書など、よく使う帳票の印刷結果

帳票は、数字だけでなく見た目も比べます。取引先に出す見積書や請求書は、書式が少し変わるだけで問い合わせが来ることがあるためです。現場や取引先が見慣れている並びや言葉は、できるだけ残したまま移します。

6. 業務を止めずに切り替える手順

切り替えは、ある日を境に一斉に入れ替えるよりも、しばらくAccessと新しいしくみを並べて動かし、問題がないことを確かめてからAccessを止めるほうが確実です。並べて動かす期間は入力の手間が増えるため、月末や決算、繁忙期を避けて設けます。

切り替えたあとも、Accessのファイルはすぐに消さず、読み取り専用にして残しておきます。過去のデータを確かめたいときや、移し漏れが見つかったときに役立ちます。新しいしくみでは、仕様書と操作の説明を必ず残し、つくった人以外でも直せる形にしておきます。Accessで起きた「直せる人がいない」という困りごとを、次のしくみで繰り返さないためです。

7. 移行を頼むときに社内で決めておくこと

移行を外部に頼む場合でも、社内で決めておくことがあります。いちばん大事なのは、社内の窓口になる担当者を1人決めることです。Accessの使い方を知っている事務の担当者と、業務の全体がわかる管理職のどちらかが向いています。窓口がいないと、棚卸しで聞くべき相手がわからず、画面の案を確かめる人もいないまま開発が進み、できあがったしくみが現場の使い方とずれていきます。

• ・社内の窓口になる担当者と、その人が移行に使える時間
• ・最初に移す業務と、あとに回す業務の順番
• ・Accessで今できていることのうち、新しいしくみで必ず残すもの
• ・並行して動かす期間と、Accessを止める日の目安
• ・使い始めてから直したくなったときに、誰に頼むか

最後の「誰に頼むか」は、見落とされやすい項目です。Accessで困ったのは、直せる人がいなくなったからでした。新しいしくみでも、つくった会社にしか直せない形になっていると、その会社との取引が終わったときに同じことが起きます。仕様書と操作の説明、データの書き出し方を受け取っておけば、ほかの会社に引き継ぐこともできます。契約の前に、何を受け取れるのかを確かめておくと安心です。

8. 移行の費用を抑える制度

移行にかかる費用には、国の補助金が使える場合があります。どちらを使うかは、移し先が既製の道具か、業務に合わせてつくるしくみかで変わります。どちらも交付の決定より前に契約や発注をしたものは対象にならないため、補助金を使うなら、発注の前に計画を立てておきます。

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